أهمية المخزون للشركات ووظائفه وأنواعه

أهمية المخزون للشركات ووظائفه وأنواعه

يشكل المخزون أحد أهم عناصر الأصول في أي منشأة  وهو عبارة عن السلع والمواد التي تحتفظ بها المنشأة بغرض إعادة بيعها أو استخدامها في عمليات الإنتاج وهو عنصر أساسي في أي نشاط تجاري أو صناعي  ويلعب دورًا حيويًا في ضمان استمرارية العمليات وتلبية احتياجات العملاء بكفاءة.

تعريف المخزون

في بداية المقال دعنا نتعرف على معنى المخزون ونستطيع أن نعرفه على أنه الكمية من السلع والمواد الموجودة لدى المنشأة في وقت محدد، في انتظار استخدامها في عمليات الإنتاج أو البيع.

يلعب المخزون دورًا حيويًا في ضمان استمرارية العمليات وتلبية احتياجات العملاء وتحقيق الأرباح وتتطلب إدارة المخزون كفاءة ودقة عالية لضمان تحقيق التوازن بين مستويات المخزون الكافية لتلبية احتياجات المنشأة دون التعرض لمخاطر التلف أو الفائض في التخزين.

أنواع المخزون

الآن هيا نتعرف على أنواع المخزون وتشمل :

1. يشمل المخزون مختلف أنواع السلع والمواد، مثل:
2. المواد الخام الأولية التي تدخل في عمليات التصنيع، مثل القطن للنسيج أو الحديد للصلب.
3. المواد قيد التصنيع التي خضعت لبعض عمليات التصنيع ولكن لم يتم إكمالها بعد، مثل المنتجات شبه المصنعة.
4. السلع الجاهزة التي تم الانتهاء من تصنيعها وجاهزة للبيع.
5. القطع التبديلية وهي قطع الغيار اللازمة لإصلاح وصيانة المعدات والأجهزة.
6. المواد الاستهلاكية التي يتم استهلاكها خلال عمليات الإنتاج أو التشغيل، مثل مواد التنظيف أو القرطاسية.

أهمية المخزون

تنبع أهمية المخزون للشركات من احتياجاتها والتي تشمل :

• ضمان استمرارية العمليات حيث يلعب المخزون دورًا هامًا في ضمان استمرارية عمليات الإنتاج والبيع، ويتيح للمنشأة تلبية احتياجاتها من السلع والمواد دون الحاجة إلى انتظار وصولها من الموردين.
• تلبية احتياجات العملاء باستمرار حيث يساعد وجود مخزون كافٍ على تلبية طلبات العملاء بشكل سريع وكامل، مما يُعزز من رضاهم ويُحافظ على ولائهم.
• الحد من مخاطر نقص السلع حيث يتيح متابعة المخزون معرفة الرصيد وبالتالي يُقلل المخزون من مخاطر نقص السلع والمواد، خاصة في حال تأخر وصولها من الموردين أو حدوث تقلبات في الطلب.
• تحقيق وفورات التكلفة من خلال شراء كميات كبيرة من السلع والمواد بأسعار مخفضة، مع مراعاة قدرة المنشأة على تخزينها دون تلف.

موضوعات تهمك

ما هو جرد المخزون

دليلك الشامل حول إدارة المخزون

المخزون في المحاسبة – تفاصيل

وظائف المخزون

وظيفة التخزين هي وظيفة أساسية تتمثل في حفظ السلع والمواد في أماكن مناسبة تضمن سلامتها وجودتها.

وظيفة التوزيع التي تضمن توزيع السلع والمواد على مختلف الأقسام أو مواقع المنشأة حسب الحاجة.

وظيفة الرقابة وتشمل مراقبة مستويات المخزون بشكل دوري وتحديد نقاط إعادة الطلب لمنع حدوث نقص أو فائض في المخزون.

وظيفة الإدارة التي تخطط لاحتياجات المخزون وتحديد كميات السلع والمواد التي يجب شراؤها وتخزينها، مع مراعاة مختلف العوامل مثل الطلب والإنتاج والتكاليف.

مكونات نظام إدارة المخزون في برنامج محاسبة “مداك المتحدة”

أهمية المخزون تستدعي وجود نظام إدارة عالي الجودة وهو متاح في برنامج محاسبة “مداك المتحدة” ويتكون من مجموعة من الوحدات التي تعمل معًا لتوفير الوظائف والخدمات اللازمة لإدارة المخزون وعمليات البيع بكفاءة وتشمل :

قواعد البيانات (Database) التي تتضمن معلومات عن المنتجات، والموردين، والعملاء، والفواتير، والمخزون ويتم تخزينها في قواعد بيانات مخصصة لذلك.

واجهة المستخدم (User Interface) التي تتميز بسهولتها حتي يستطيع المستخدم النفاذ إلى النظام وتنفيذ العمليات.

إدارة المخزون (Inventory Management) التي تتيح للمستخدمين إدارة المنتجات والمخزون بشكل عام :

ميزات إدارة المخزون

• تسجيل المنتجات الجديدة
• تحديد وحدات القياس
• تتبع الكميات المتاحة
• توجيه عمليات إعادة التموين.

معالجة الطلبيات (Order Processing) التي تمكن الشركة من  تسجيل ومعالجة طلبيات العملاء بفعالية، بدءًا من استلام الطلب وفحص المخزون المتاح وإعداد الفاتورة وانتهاءً بتوجيه عملية الشحن.

معالجة الدفع (Payment Processing) ويتم خلالها معالجة عمليات الدفع من العملاء، سواء كان ذلك نقدًا أو عبر وسائل دفع إلكترونية.

إدارة العملاء (Customer Management) وتشمل تسجيل العملاء الجدد، وتحديث بيانات العملاء الحاليين، وتتبع تاريخ مشتريات العملاء.

تقارير وتحليلات (Reports and Analytics) وتشمل إنشاء تقارير وتحليلات حول أداء المبيعات والمخزون. يمكن أن تتضمن هذه التقارير معلومات حول الإيرادات، والمخزون المتاح، واتجاهات السوق، وأداء المنتجات.

الأمان (Data Security) وحماية البيانات الحساسة مثل معلومات العملاء والمخزون من الوصول غير المصرح به.

تكامل النظام (System Integration) مع أنظمة أخرى في الشركة مثل أنظمة المحاسبة والشحن والرواتب لتحقيق تنسيق وتدفق معلومات سلس.

أدوات التقارير والتحليل (Reporting and Analysis Tools لاتخاذ قرارات استراتيجية سليمة.