تعتبر محاسبة المبيعات جانباً هاماً من جوانب الإدارة المالية للشركة، حيث إنها تساهم في توضيح الحالة المالية للشركة.
محاسبة المبيعات
هو عملية بيع السلع أو الخدمات المراد التسويق لها وذلك عن طريق المبيعات النقدية والمبيعات الائتمانية، فالمبيعات النقدية تشتمل على الاستلام الفوري لقيمة السلعة عند البيع، فالمبيعات الائتمانية هي التي يتم تسديدها على شكل دفعات أولية عند الاستلام وبعض الدفعات المؤجلة يتم تسديدها لاحقاً.
من الضروري أن يكون المحاسبون في الشركات على علم بمحاسبة المبيعات، فمحاسبة المبيعات تعتبر فرعاً هاماً من فروع المحاسبة، وهو من أكثر التخصصات المطلوبة في الشركات.
مندوب محاسبة المبيعات
- المنشأة تعمل على توزيع المنتجات بها عن طريق مجموعة كبيرة من المندوبين، حتى تصل المنتجات إلى أكبر عدد ممكن من المستهلكين، بالإضافة إلى انتشار المنتجات وبيعها في المناطق البعيدة.
- يقوم مندوبو المبيعات استخدام البرامج المحاسبية مثل مداك لمعرفة المناطق المحتاجة لهذا المنتج.
- يمكن من خلال هذا البرنامج عمل جرد للمنتجات التي تم تسليمها بالفعل، وتسجيل هذه المبيعات على البرنامج المستخدم.
- ويتم التسجيل داخل هذا البرنامج عن طريق إدخال نسبة عمولة البيع ونوع المنتج الذي تم بيعه.
مهام مندوب محاسبة المبيعات
هناك بعض المهام التي يقوم بها مندوب محاسبة المبيعات ومن ضمن هذه المهام ما يلي:
- القيام بعملية إصدار الفواتير للعملاء أثناء عملية البيع.
- إرجاع المبالغ المالية المتبقية من عمليات البيع، فهذا يساعد على دقة البيانات المحاسبية.
- العمل على تطبيق الإجراءات والخطوات التي تعتمد على العملية المحاسبية النقدية وذلك من خلال البطاقات البنكية أو الائتمانية.
- في حالة إلغاء بعض المنتجات من فواتير العميل، عليه إدخال هذه البيانات بطريقة صحيحة وذلك من خلال تطبيق السياسات والإجراءات المتبعة.
أهمية محاسبة المبيعات للشركات
أن محاسبة المبيعات تعتمد في الأساس على تسجيل المعاملات المالية الخاصة بالبيع ومدى دقة تسجيل هذه المعاملات، مما يعمل على توفير الأساس اللازم لإعداد التقارير المالية وإعداد التحليل المالي.
وأهمية محاسبة المبيعات للشركات تتمثل في الآتي:
- الاحتفاظ بسجلات المبيعات للشركة، فهي دقيقة للغاية.
- يوفر هذا النوع من المحاسبة رؤية واضحة للنشاط المالي لمبيعات الشركة، مما يساعد إدارة الشركات على اتخاذ القرارات الصيحة في الوقت المناسب.
- تساعد الشركات في الحفاظ على وضعها المالي واستقراره، وذلك عن طريق مراقبة عمليات الدفع لعملائها وهو أمر هام جداً للشركات.
خطوات محاسبة المبيعات
عادة ما تتضمن هذه المحاسبة عدد من الخطوات المتبعة ومنها ما يلي:
- إصدار الفواتير: إن عملية إصدار الفواتير عملية مهمة، وخلال هذه العملية يتم إنشاء سجلات خاصة بكلاً من المعاملات المالية، قيود المشتريات.
كما أنه يجب أن تتضمن الفواتير على معلومات العميل، وصف المنتج أو الخدمة التي يتم تقديمها، وسعر المنتج والضرائب الخاص به السارية المفعول، وهناك بعض الشركات التي تعمل على استخدام أنظمة الفواتير الآلية.
- تسجيل المدفوعات: فتسجيل المدفوعات خطوة مهمة أثناء إجراء هذه العملية، فهي تعمل على مساعدة الشركات على تحديد التدفق النقدي وتتبعه.
وكذلك مراقبة تسجيل المبيعات اليومي، وحالات الدفع للعملاء، ويتم تسجيل هذه المدفوعات أما عن طريق التسجيل اليدوي أو الإلكتروني من خلال استخدام الأنظمة الآلية، وهي ما يجعلها تتكامل مع أنظمة الفواتير.
- حساب العمولات: فالشركات التي لديها مندوبي مبيعات، يعتبر حساب العمولات فيها جانباً هام في هذه العمليات الحسابية، وتقوم حساب هذه العملات بناء على حساب النسبة المئوية من إجمالي مبيعات مندوبي المبيعات للشركات، ويتم حسابها أما يدوياً أو من خلال استخدام برامج لتتبع العمولات.
- مطابقة بيانات المبيعات: وفي هذه الخطوة يتم عمل مقارنة بين بيانات المبيعات مع السجلات المالية المستخدمة، ومن ضمن هذه المقارنات القوائم والبيانات المصرفية وذلك حتى يتم ضمان دقة الحسابات وتسويتها، وتعد أهمية هذه الخطوة في المساعدة على تحديد أي تناقضات أو حدوث أخطاء في البيانات الخاصة بالمبيعات.
- التقارير المالية: تستخدم هذه المعلومات المحاسبية في المساعدة على إعداد التقارير المالية، ومن أمثلة هذه التقارير مثل قوائم الدخل والميزانية العامة، وقائمة التدفقات المالية، وتعمل هذه التقارير على توفير رؤية قيمة اتجاه الوضع المالي للشركات.
- تحليل الأداء المبيعي: وفيه يتم تحليل البيانات الخاصة بالمبيعات لتساعد في تحديد الاتجاهات ومجالات التحسين، وحتى يتم اتخاذ قرارات العمل المدروسة، من الممكن استخدام هذه البيانات لتحليل المبيعات وفقاً للمنتج أو مندوب المبيعات أو المنطقة التي تم البيع بها، أو الفترة الزمنية المستخدمة في بيع هذا المنتج أو في الخدمة المقدمة.
- صيانة السجلات: من الضروري الاحتفاظ بسجلات المحاسبية الدقيقة حتى تتمكن من الامتثال لمعايير المحاسبة، ويتضمن هذا الاحتفاظ، الاحتفاظ بالفواتير، سجلات الدفع، وكذلك حساب العمولات الخاصة بمناديب المبيعات، ويجب أن تتم عمليات التسجيل بأمان بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة وتحليل بياناتها.
معوقات عملية محاسبة المبيعات وحلها
هناك بعض المعوقات التي قد تعيق عملية محاسبة المبيعات ومن ضمنها ما يلي:
- عدم تناسق البيانات: من الممكن ظهور بيانات المبيعات غير متسقة، وذلك بسبب وجود أخطاء في الفواتير أو سجلات المدفوعات أو العمولات وطريقة حسابها، مما يؤدي إلى خروج تقارير مالية غير صحيحة، مما يؤثر على اتخاذ القرار المناسب.
- تأخر المدفوعات: عندما يحدث تأخر في المدفوعات أو فقدانها فإن هذا يعمل على إحداث ظهور مشاكل خاصة بالتدفق النقدي للشركات، هذا يؤدي إلى تأثر في قدرة الشركات على عمليات دفع الفواتير، والالتزام بالاتفاقات المالية.
- الاختلاف علي نسب العمولة: فمن الممكن حدوث نزاعات على نسب العمولات الخاصة بالمناديب، ويحدث ذلك عندما يعترض مناديب المبيعات على العمولات التي تم تحديدها، فقد يتسبب هذا في ظهور مشكلات تؤثر على إنتاجية المبيعات وذلك بسبب حدوث مشاكل نفسية.
- كثرة العمليات المحاسبية غير المتممة: فالعمليات الحسابية اليدوية تحتاج إلى وقت كثير، ويمكن أن تحدث فيه أخطاء كثيرة، مما يعمل على إنشاء تقارير مالية غير صحيحة وغير دقيقة، مما يعمل على التأثير على الإنتاجية.
مداك
لماذا تختارنا لإجراء عملياتك الحسابي، إن برنامج مداك أفضل برنامجاً محاسبياً سحابي لإدارة أعمالك بكل دقة واحترافية وذلك أثناء إجراء تقاريرك اليومية، بشكل دقيق حتى يمكنك اتخاذ القرارات الدقيقة.
