كيفية إعداد القوائم المالية 2023

إعداد القوائم المالية هو عملية حيوية لأي منظمة تسعى لفهم وتحليل أدائها المالي. تعد القوائم المالية أداة رئيسية للتواصل المالي مع المستثمرين والجهات المعنية الأخرى، وتلعب دورًا حاسمًا في اتخاذ القرارات الاستراتيجية. في هذا المقال، سنبحث في كيفية إعداد القوائم المالية بشكل صحيح.

جمع البيانات المالية (إعداد القوائم المالية)

جمع البيانات المالية هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في عملية إعداد القوائم المالية. يجب على المنظمة أن تجمع جميع المعلومات والوثائق المالية المتعلقة بأنشطتها المالية. إليك كيفية جمع البيانات المالية:

1. استخدم الوثائق الداخلية: قم بجمع الوثائق المالية الداخلية كالفواتير والإيصالات وسجلات الحسابات اليومية. هذه الوثائق تحتوي على معلومات مهمة تساعد في تتبع العمليات المالية.
2. حسابات البنوك والحسابات المالية: قم بجمع كشوف الحسابات المصرفية والمدخرات وأي حسابات مالية أخرى تخص المؤسسة. يمكنك الاعتماد على تقارير البنوك لفهم حركة الأموال.
3. وثائق الضرائب: احتفظ بجميع وثائق الضرائب والإقرارات الضريبية المقدمة للسلطات الضريبية. هذه الوثائق تحتوي على معلومات مالية هامة.
4. سجلات المبيعات والمشتريات: قم بجمع سجلات المبيعات والمشتريات، بما في ذلك الفواتير والطلبيات وتفاصيل المشتريات والمبيعات. (إعداد القوائم المالية)
5. الرواتب والأجور: جمع معلومات حول الأجور والمرتبات، والضمان الاجتماعي، وأي منافع أخرى تدفع للموظفين.
6. سجلات الأسهم والأصول: إذا كان لديك أسهم أو أصول مالية، فعليك جمع معلومات حول الاستثمارات والأرصدة والتقديرات.

تصنيف العناصر المالية

تصنيف العناصر المالية هو عملية مهمة تساعد في تنظيم وترتيب المعلومات المالية لمؤسستك بطريقة تجعلها سهلة الفهم والاستخدام. هذا التصنيف يشمل تقسيم البيانات المالية إلى مجموعات رئيسية بناءً على نوعها ودورها في الأعمال المالية. إليك كيفية تصنيف العناصر المالية:

1. الأصول (Assets):
   • الأصول هي الممتلكات والموارد التي تمتلكها المؤسسة والتي لديها قيمة اقتصادية مستقبلية. يمكن تقسيم الأصول إلى:
     • الأصول الحالية (Current Assets): تشمل النقد وما يعادله من سيولة فورية، والحسابات المدينة والأسهم والسندات قصيرة الأجل. (إعداد القوائم المالية)
     • الأصول الثابتة (Fixed Assets): تشمل الممتلكات الثابتة مثل المباني والمعدات والآلات والعقارات.
     • الأصول غير القابلة للتداول (Non-Current Assets): تشمل الاستثمارات طويلة الأجل والأصول المعنونة.

2. الالتزامات (Liabilities):
   • الالتزامات هي الديون والتزامات المؤسسة تجاه الجهات الخارجية. يمكن تقسيم الالتزامات إلى:
     • الالتزامات الحالية (Current Liabilities): تشمل القروض والديون القصيرة الأجل والحسابات المدينة.
     • الالتزامات طويلة الأجل (Long-Term Liabilities): تشمل القروض والديون طويلة الأجل والتزامات أخرى.

3. حقوق الملكية (Equity):
   • حقوق الملكية تمثل حقوق المساهمين والملاك في المؤسسة. تشمل حقوق الملكية:
     • رأس المال (Capital): يمثل الاستثمار الأولي من قبل المساهمين في المؤسسة. (إعداد القوائم المالية)
     • الأرباح المبقاة (Retained Earnings): تمثل الأرباح التي تم الاحتفاظ بها من الأرباح السابقة.

4. الدخل (Income):
   • الدخل هو المدخل النقدي الناتج عن أنشطة الأعمال. يمكن تقسيم الدخل إلى أنواع مختلفة مثل إيرادات المبيعات والإيرادات الأخرى.

إعداد قائمة الدخل (القوائم الدخل)

إعداد قائمة الدخل (Income Statement) هو عملية مهمة في عملية إعداد القوائم المالية، حيث توضح قائمة الدخل كيف تم تحقيق الإيرادات والمصروفات على مدى فترة زمنية محددة. إليك كيفية إعداد قائمة الدخل:

1. عنوان القائمة: قم ببدء القائمة بكتابة عنوان وتاريخ القائمة في الجزء العلوي. عنوان القائمة يمكن أن يكون “قائمة الدخل للفترة المنتهية في [تاريخ الفترة]”.
2. الإيرادات (Revenues): ابدأ بتسجيل إيرادات الشركة. هذه تشمل جميع الإيرادات التي تجنيها المؤسسة من أنشطتها التشغيلية. يمكن تصنيف الإيرادات إلى فئات مختلفة مثل إيرادات المبيعات الرئيسية والإيرادات الأخرى.
3. تكلفة المبيعات (Cost of Goods Sold – COGS): سجل تكلفة المبيعات إذا كانت تنطوي أنشطتك على إنتاج أو شراء منتجات. تكلفة المبيعات تشمل تكاليف المواد والعمالة والتكاليف الأخرى المباشرة المرتبطة بإنتاج أو شراء البضائع. (إعداد القوائم المالية)
4. الربح الإجمالي (Gross Profit): قم بحساب الربح الإجمالي عن طريق طرح تكلفة المبيعات من الإيرادات. الربح الإجمالي هو الربح الذي تحققه المؤسسة قبل خصم المصروفات الأخرى.
5. المصروفات التشغيلية (Operating Expenses): قم بتسجيل جميع المصروفات التشغيلية مثل الرواتب والأجور وتكاليف الإدارة والتسويق. يشمل ذلك أيضًا تكاليف البحث والتطوير والإعلان.
6. الأرباح التشغيلية (Operating Income): حسب الفرق بين الربح الإجمالي والمصروفات التشغيلية. هذه القيمة تعكس ربح المؤسسة من أنشطتها التشغيلية الأساسية. (إعداد القوائم المالية)

إعداد قائمة الرصيد (الميزانية)

إعداد قائمة الرصيد (Balance Sheet) هو عملية مهمة في إعداد القوائم المالية لأي مؤسسة. قائمة الرصيد توضح حالة الأصول والالتزامات في نقطة زمنية محددة وتعكس القيمة الصافية للمؤسسة. إليك كيفية إعداد قائمة الرصيد:

1. عنوان القائمة: قم ببدء القائمة بكتابة عنوان وتاريخ القائمة في الجزء العلوي. عنوان القائمة يمكن أن يكون “قائمة الرصيد في نهاية [تاريخ الفترة]”.
2. الأصول (Assets): قم بتصنيف الأصول إلى الفئات المختلفة، بدءًا من الأصول الحالية إلى الأصول غير القابلة للتداول. قد تشمل الأصول النقد والأرصدة في البنوك والاستثمارات والأصول الثابتة.
3. الالتزامات (Liabilities): قم بتصنيف الالتزامات إلى الفئات المختلفة، بدءًا من الالتزامات الحالية إلى الالتزامات طويلة الأجل. الالتزامات تشمل القروض والديون وأي التزامات أخرى.
4. حقوق الملكية (Equity): سجل حقوق الملكية في الجزء السفلي من القائمة. حقوق الملكية تشمل رأس المال والأرباح المبقاة.
5. حساب الأصول الصافية: حسب الفرق بين إجمالي الأصول وإجمالي الالتزامات. هذا يعكس القيمة الصافية للمؤسسة ويعرف أيضًا بـ”صافي الأصول” أو “حقوق الملكية الصافية”.

إعداد قائمة التدفقات النقدية

إعداد قائمة التدفقات النقدية (Cash Flow Statement) هو عملية مهمة في إعداد القوائم المالية، حيث توضح كيفية تدفق النقد في وخارج المؤسسة على مدى فترة زمنية معينة. يتيح هذا التقرير للمستثمرين والإدارة فهم كيفية إدارة النقد والسيطرة على التدفقات النقدية. إليك كيفية إعداد قائمة التدفقات النقدية:

1. تقسيم التدفقات:
   • قسّم قائمة التدفقات النقدية إلى ثلاثة أقسام رئيسية:
     • التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية (Cash Flows from Operating Activities).
     • التدفقات النقدية من الأنشطة التمويلية (Cash Flows from Financing Activities).
     • التدفقات النقدية من الأنشطة الاستثمارية (Cash Flows from Investing Activities).

2. التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية:
   • ابدأ بحساب التدفقات النقدية من الأنشطة التشغيلية. ضمن هذا القسم، قد تحتاج إلى أضافة أو طرح العناصر التالية:
     • إيرادات من المبيعات.
     • مصروفات التشغيل.
     • تغييرات في الأصول والالتزامات الحالية.
     • إيرادات ومصروفات غير نقدية.
   • حسب القاعدة الغالبة، يتم حساب هذا القسم باستخدام طريقة المباشرة عن طريق إزالة العناصر غير نقدية من قائمة الدخل.
3. التدفقات النقدية من الأنشطة التمويلية:
   • سجل التدفقات النقدية من الأنشطة التمويلية، مثل:
     • القروض والديون الجديدة.
     • سداد القروض والديون القديمة.
     • توزيعات الأرباح للمساهمين.
   • يمكن أن تشمل هذه القسم أيضًا الإصدار وشراء الأسهم الخاصة بالمؤسسة.

التدقيق والتصحيح

عملية التدقيق والتصحيح هي جزء مهم من عملية إعداد القوائم المالية للمؤسسات. تهدف هذه العملية إلى ضمان دقة وموثوقية البيانات المالية والتأكد من أنها تتوافق مع المعايير المحاسبية واللوائح المالية المعمول بها. إليك الخطوات الرئيسية لعملية التدقيق والتصحيح:

1. تجميع وثائق المصادر: قبل البدء في التدقيق، قم بجمع جميع الوثائق المالية والإجراءات المالية ذات الصلة. هذه الوثائق تشمل قائمة الدخل، وقائمة الرصيد، وقائمة التدفقات النقدية، وأي وثائق تدعم العمليات المالية.
2. تحقق من دقة البيانات: قم بمراجعة جميع الأرقام والمعلومات في الوثائق المالية للتأكد من دقتها. تحقق من أن الأرقام تتطابق مع المعاملات الفعلية والتسجيلات المالية.
3. تقييم الامتثال للمعايير المحاسبية: تحقق من أن الوثائق المالية تتوافق مع المعايير المحاسبية المعمول بها في منطقتك أو صناعتك. تحقق من تطابق الإجراءات المالية مع هذه المعايير.
4. تدقيق الأصول والالتزامات: قم بتدقيق الأصول والالتزامات في قائمة الرصيد. تأكد من أن الأصول مصنفة بشكل صحيح ومدرجة بقيمها الصحيحة وأن الالتزامات مدرجة بشكل دقيق.
5. التحقق من التدفقات النقدية: تدقق في التدفقات النقدية المسجلة في قائمة التدفقات النقدية للتأكد من دقتها وتوافقها مع الأنشطة المالية الفعلية.
6. التصحيح والتصويب: إذا تم اكتشاف أخطاء أو عدم امتثال للمعايير المحاسبية، قم بإصلاح هذه الأخطاء وتصحيح البيانات والوثائق وإعادة إعداد القوائم المالية بناءً على التصحيحات.

إعداد التقرير النهائي

إعداد التقرير النهائي هو الخطوة الأخيرة في عملية إعداد القوائم المالية وعملية التدقيق. يتمثل الهدف الرئيسي للتقرير النهائي في تلخيص وتوثيق النتائج والملاحظات التي تمثلها قوائم الدخل والرصيد وقوائم التدفقات النقدية وعملية التدقيق. إليك كيفية إعداد التقرير النهائي:

1. عنوان التقرير:
   • ابدأ التقرير النهائي بكتابة عنوان وتاريخ الإعداد في الجزء العلوي. عنوان التقرير يجب أن يحتوي على معلومات مثل اسم الشركة وتاريخ الإعداد.
2. مقدمة:
   • في هذا القسم، قم بتقديم مقدمة تشرح الهدف من التقرير والعمليات التي أجريت أثناء عملية إعداد القوائم المالية وعملية التدقيق. يجب أن تتضمن المقدمة معلومات عن الفترة المالية المعنية والجهات المستهدفة.
3. الملخص التنفيذي:
   • هذا القسم يقدم ملخصًا موجزًا للنتائج الرئيسية التي تمثلها القوائم المالية وعملية التدقيق. يمكن أن يشمل الملخص معلومات عن الأداء المالي العام والمشكلات المهمة التي تم التعامل معها.

تقديم القوائم المالية

تقديم القوائم المالية هو عملية مهمة لمؤسستك أو شركتك، حيث يتعين عليك تزويد الأطراف المعنية مثل المستثمرين والمساهمين والجهات الحكومية بالمعلومات المالية الرسمية لمؤسستك. إليك الخطوات الأساسية لتقديم القوائم المالية:

1. تجهيز القوائم المالية:
   • قبل تقديم القوائم المالية، قم بإعداد قائمة الدخل وقائمة الرصيد وقائمة التدفقات النقدية وتأكد من دقتها وأنها مطابقة للمعايير المحاسبية المعمول بها.
2. إعداد التقرير النهائي:
   • قم بإعداد التقرير النهائي الذي يشرح نتائج القوائم المالية والتوجيهات والملاحظات المهمة. يجب أن يكون التقرير شفافًا ويوثق العمليات التي أُجريت.
3. توقيع المسؤول:
   • بموجب التوجيهات المحاسبية، قد يتعين على المسؤول المالي أو المدير المالي توقيع التقرير للتحقق من صحته.
4. تقديم القوائم المالية:
   • تقديم القوائم المالية إلى الجهات المستهدفة. يمكن أن يكون ذلك على شكل ورقي أو إلكتروني.
5. الامتثال للمواعيد النهائية:
   • تأكد من الامتثال للمواعيد النهائية المحددة لتقديم القوائم المالية. قد تكون هناك مواعيد محددة قانونيًا أو اتفاقيات تجارية تحتمل عليك الامتثال لها.
6. الإعلان عن النتائج:
   • بعد تقديم القوائم المالية، قد ترغب في إصدار إعلان أو تقرير صحفي يلخص النتائج الرئيسية والأحداث المالية الهامة التي تمثلها القوائم.
7. الرد على الاستفسارات:
   • بمجرد تقديم القوائم المالية، قد تتلقى استفسارات من الجهات المستفيدة. كن مستعدًا للرد على هذه الاستفسارات وتقديم المزيد من التوضيح إذا لزم الأمر.

تقديم القوائم المالية يعكس شفافية ومسؤولية المؤسسة فيما يتعلق بأدائها المالي. يجب أن تكون القوائم دقيقة ومنسقة ومطابقة للمعايير المحاسبية المعمول بها، مما يمكنها من خدمة مصلحة جميع الأطراف المعنية بالمؤسسة.