يعرف خبراء “مداك المتحدة” دفتر الأستاذ بأنه سجل يُقيد فيه المحاسب جميع المعاملات المالية التي تتم في المؤسسة، مُرتبةً حسب نوع الحساب كما أنه أحد أهم السجلات المحاسبية في أي مؤسسة، حيث يُمثل السجل الدائم لجميع الحسابات المالية خلال فترة زمنية محددة.
ما هو دفتر الأستاذ ؟ مقارنة مع دفتر اليومية
يُتيح الأستاذ للمحاسبين تتبع حركة الأموال وتحديد المركز المالي للشركة بسهولة ودقة ويتم ترحيل هذه المعاملات من دفتر اليومية، حيث يتم تسجيلها بالترتيب الزمني.
أهمية دفتر الأستاذ :
- توفير سجل دائم لجميع المعاملات المالية ومراجعة أي معاملة في أي وقت.
- تحديد المركز المالي للشركة وحساب صافي ثروة الشركة من خلال تحليل أرصدة الحسابات في دفتر الأستاذ.
- اكتشاف أي أخطاء قد تحدث في تسجيل المعاملات.
- الامتثال للقوانين من خلال اثبات صحة البيانات المالية للمؤسسة أمام السلطات الضريبية أو غيرها من الجهات المختصة.
مكونات دفتر الأستاذ:
قال الخبراء المحاسبون في مداك المتحدة في معرض حديثهم أنه يتكون دفتر من العناصر التالية:
- اسم الحساب : يُشير إلى اسم الحساب الذي تأثرت به المعاملة.
- رقم الحساب : يُمثل رقمًا فريدًا يُستخدم لتحديد كل حساب.
- رصيد الحساب الافتتاحي : يُمثل الرصيد الموجود في الحساب في بداية الفترة المالية.
- الدائنيات : تُمثل جميع المبالغ التي زادت رصيد الحساب خلال الفترة المالية.
- المدينة : تُمثل جميع المبالغ التي قللت رصيد الحساب خلال الفترة المالية.
- رصيد الحساب الختامي : يُمثل الرصيد الموجود في الحساب في نهاية الفترة المالية.
كيف يتم استخدام دفتر الأستاذ ؟
- تسجيل المعاملات : بعد تسجيل المعاملات في دفتر اليومية، يتم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ حسب الحسابات المؤثرة.
- تحديث الأرصدة : عند ترحيل كل معاملة، يتم تحديث رصيد الحسابات المُتأثرة.
- إعداد التقارير المالية : يُستخدم دفتر الأستاذ كأساس لإعداد مختلف التقارير المالية، مثل الميزانية العمومية وحساب الأرباح والخسائر.
الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية
دفتر اليومية ودفتر الأستاذ كلاهما سجلان مهمان في النظام المحاسبي يلعب كل منهما دورًا حيويًا في توفير معلومات دقيقة حول الموقف المالي للشركة.
يُمكن استخدام برامج المحاسبة الإلكترونية لتسهيل عملية تسجيل المعاملات فيهما كما يجب التأكد من دقة وسلامة البيانات المُدخلة في دفتر الأستاذ، حيث أن أي خطأ قد يؤدي إلى نتائج غير صحيحة.
لقد أحدثت البرامج المحاسبية ثورةً هائلةً في عالم المحاسبة، حيث سهلت بشكل كبير عملية تسجيل المعاملات المالية في كلا الدفترين.
دفتر اليومية :
تحدثنا في موضوعات سابقة على بوابة “مداك المتحدة” عن قيود اليومية ودفتر اليومية وأسلفنا بأن دفتر اليومية هو سجل زمني لجميع المعاملات المالية التي تتم في عمل ما خلال فترة زمنية محددة، عادة ما يكون شهرًا.
يتم تسجيل المعاملات في دفتر اليومية بالترتيب الذي تحدث فيه.
يتضمن دفتر اليومية عادةً ما يلي:
- تاريخ المعاملة
- وصف المعاملة
- الحسابات الدائنة والمدينة
- مبلغ المعاملة
دفتر الأستاذ:
هو سجل دائم لجميع الحسابات المالية في عمل ما.
يتم ترحيل المعاملات إليه من دفتر اليومية حسب الحسابات المؤثرة.
يتضمن دفتر الأستاذ عادةً ما يلي:
- اسم الحساب
- رقم الحساب
- رصيد الحساب الافتتاحي
- الدائنيات
- المدينة
- رصيد الحساب الختامي
الفرق الرئيسي:
الغرض:
- دفتر اليومية : لتسجيل المعاملات المالية بالترتيب الزمني.
- دفتر الأستاذ : لتسجيل تأثير المعاملات المالية على الحسابات المختلفة.
التنظيم:
- دفتر اليومية: يتم تنظيم المعاملات حسب التاريخ.
- دفتر الأستاذ: يتم تنظيم المعاملات حسب الحساب.
المستوى:
- دفتر اليومية: يوفر مستوىً تفصيليًا للمعاملات الفردية.
- دفتر الأستاذ: يوفر مستوىً ملخصًا لتأثير المعاملات على الحسابات.
موضوعات تهمك
مثال: على القيد في دفتر اليومية :
لنفترض أن شركة قامت بشراء بضائع بقيمة 1000 ريال سعودي نقدًا. سيتم تسجيل هذه المعاملة في دفتر اليومية على النحو التالي:
| **التاريخ | الوصف | الحساب الدائن | الحساب المدينة | المبلغ** |
| 2024-07-09 | شراء بضائع | البضائع | النقد | 1000 |
مثال على القيد في دفتر الأستاذ :
ثم يتم ترحيل هذه المعاملة إلى دفتر الأستاذ على النحو التالي:
| **الحساب | رقم الحساب | رصيد الحساب الافتتاحي | الدائنيات | المدينة | رصيد الحساب الختامي** |
| البضائع | 1000 | 0 | 1000 | 0 | 1000 |
| النقد | 1000 | 10000 | 0 | 1000 | 9000 |
