إن أهمية قيود التسويات الجردية هي عمليات حسابية تجرى من أجل تحليل جميع القوائم المالية داخل الشركات والمؤسسات ويتم عملها مع نهاية كل فترة مالية.
التسويات الجردية
إن التسويات الجردية هي تلك العملية التي يتم من خلالها معرفة الزيادة أو النقص في المخزون للشركة أو المؤسسة وهو من الخطوات الثانية لعملية جرد المخزون فإنه بعد عملية جرد المخزون إذا وجد سبب متناقض بين نسبة المخزون الأصلية والنسبة المسجلة في الدفاتر فلا بد من إجراء التسويات الجردية لكي يتم اكتشاف الفروق بين المسجل وبين نسب المخزون الموجودة فعليا ومحاولة المطابقة بين النسب.
ما هي أهمية التسويات الجردية للمخزون
إن تسوية الجردية هي جزء مهم من إدارة المخزون في الشركات والمؤسسات وهو ضروري جدا لأنه يقوم على عمل بيع البضائع والصلة وأهميتها كالتالي:
- التسويات الجرديه تعمل على فحص ومعالجة جميع التناقضات في قوائم الجرد ثم يتم تصحيحها بطريقة دقيقة وبالتالي تطابق السجلات المحاسبية بالشركة أو المؤسسة بالموجودة في المخازن وبالتالي تكون القدرة على اتخاذ جميع القرارات مناسبة لأنه يقلل من معدل الأخطاء.
التقليل من القرارات الخاطئة عن طريق أنه يكون هناك نقص في المخزون أو زيادة وذلك يكون ناتج عن التدوين الخاطئ للبيانات والمعلومات وكذلك إتمام التسويات الجردية فإنه يمنع الشركة أو المؤسسة من اتخاذ القرارات الخاطئة لأن تلك المعلومات تكون غير دقيقة وبعد ذلك تطلع عليها الإدارة فتتخذ إجراءات مناسبة لكي تتفادى ذلك الخطأ مستقبلا في تسجيل البيانات.
ما هو الجرد المخزني
إن الجرد المخزني هو تلك العملية التي يتم فيها مراجعة جميع الكميات الموجودة داخل المخازن من السلع والأصناف بطريقة مرتبة ودقيقة على فترات زمنية متباعدة ومختلفة. أو يمكن أن تقوم بشكل مفاجئ لكي يتم التأكد من كمية الأصناف والصلة التي تكون في المخازن ومن ثم المطابقة بينها وبين السلع والمنتجات التي تدون في السجلات كما أنه يقوم على توضيح المشكلات التي تكون موجودة في المخزون مثل ارتفاع أعداد السلع والمنتجات منتهية الصلاحية في المخازن.
وذلك يرجع إلى عدة أسباب إما لسبب التخزين أو توضيح المنتجات التي تكون تالفة أو مكسورة وذلك نتيجة لتخزينها الخاطئ، استلام الأصناف الأخرى أو استلام صنف مكان صنف آخر. أيضا تكون هناك سلع مستخدمة داخل الشركة أو المؤسسة استخدام داخلي لها وعن طريق الجرد فإن المؤسسة أو الشركة تعرف تلك المشكلات وتتفاداها كما أنها تتأكد من المخزون الفعلي في المخازن ثم تطابقه بالمخزون المدون في السجلات لكي تتأكد أنهم مطابقين لبعضهم البعض وإذا لم يكن المخزون الفعلي في المخازن مطابق للمخزون المدون في السجلات يقوم بعمل تسويات جردية في حالة اختلافهما.
نصائح تساعد في إتمام التسويات الجردية
إن جميع المؤسسات والشركات يستحيل عليها عملية إجراء التسويات الجردية وخصوصا إذا كانت تعتمد على الطرق التقليدية وليس الطرق الحديثة في إدارة المخزون وهناك بعض النصائح لكي تساعد الشركات والمؤسسات في إتمام عملية التسويات بشكل منظم ودقيق وهي :
التخطيط بشكل مسبق لأن عملية التخطيط قبل بدء التسويات الجردية وعملية الجرد في المخازن بفترة مناسبة يزيد من نسبة عدم الوقوع في الأخطاء ويمكن أن تشتمل الخطة على كيفية تحديد أسلوب مناسب لعملية الجرد إضافة إلى ذلك اختيار موظفين وإخفاء لكي يشاركوا في الجرد وتجهيز الأدوات اللازمة لذلك مثل الأوراق، الأقلام ،الأجهزة الإلكترونية.
يجب مراجعة سجلات المخزون بطريقة منظمة فيجب على الموظفين أن يراجعوا سجلات المخزون والفواتير كذلك الأوراق المالية قبل أن يتم البدء في عملية جرد المخازن لأن ذلك يساعد في تحديد الأصناف والصلة الموجودة داخل المخازن بكل دقة ونظام.
إن متابعة الأعمال والعمليات التي تقوم في المخازن عن طريق الجرد ثم التسويات الجردية في فترات قريبة من بعضها تساعد في إجراء الجرد والتسويات الجردية بطريقة سهلة ويقلل نسبة الوقوع في الخطأ والتعديلات مع نهاية كل فترة محاسبية.
كذلك إن استخدام البرامج المحاسبية الحديثة مثل برنامج مداك العام فإنه يساعد على جرد المخزون والقيام بالتسويات الجردية بسرعة فهو يعمل على توفير الجهد والوقت المبذول وتوفير الأقلام والأوراق، كما أنه يسهم بالتقليل من نسبة الأخطاء التي يقع فيها بعض الموظفين والمعلومات تكون بدقة وموثوقية مما يساعد المديرين وأصحاب القرارات في الشركات والمؤسسات على اختيار القرار المناسب لمصلحة الشركة وتوقع النمو المستقبلي لها.
كيف يساعدك “مداك” على إتمام تسوياتك الجردية
إن برنامج مداك من البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل كما أنه يساعد على إتمام جميع عملياتك المحاسبية بكل دقة ومصداقية ويقدم برنامج التسويات الجردية الذي يعمل على إتمام جميع التسويات الجردية في شركتك أو المؤسسة التابعة لك فهو نظام محاسبي متكامل يعطي جميع التفاصيل الخاصة بالأعمال المحاسبية كما أنه يعمل على متابعة كافة الأعمال المحاسبية التي تتم داخل الشركة ويدير جميع الأقسام التابعة لها بكل سهولة ويسر حتى إدارة المخازن وإجراء التسويات الجردية.
إن برنامج مداك العربية يقوم بعمل جرد جميع المخازن التابعة للشركة أو المؤسسة مهما تفاقم عددها ويتابعها بشكل دوري ومستمر كما أنه يعمل على جرد المخزون بصفة دورية ويتابع العمليات الجردية بكل سهولة وذلك عن طريق نظام الماسح الضوئي أو شيت أكسل.
يقوم برنامج مداك على إثبات جميع التسويات الجردية الموجودة في المخازن بكل سهولة وإعداد جميع التقارير التابعة للمخازن وتكون تقارير شاملة ودقيقة ويتابع السلع والمنتجات الراكدة وكذلك السلع والمنتجات الناقصة.
يعطي برنامج مداك كشف عن العملاء والموردين ويسجل جميع المعاملات التي تمت بينهم من تقديم سلع ومنتجات أو خدمة وتاريخ التعامل مع كل معاملة بين الشركة والعميل كما أن برنامج مداك العربية يقوم على عمل كود التسويات الجردية وكذلك القيود التكرارية بسهولة.
