تُعتبر دورة المشتريات واحدة من العمليات الحيوية التي تضمن استدامة الأعمال وتحقيق الربحية. تتنوع دورة المشتريات من تحديد احتياجات الشراء إلى تقديم العروض وصولاً إلى إدارة العقود والعلاقات مع الموردين. وباعتبارها جزءًا لا يتجزأ من سلسلة الإمداد، تتطلب عملية المشتريات تخطيطًا دقيقًا وتنسيقًا مستمرًا لضمان توافر المواد والخدمات بجودة عالية وبأقل تكلفة ممكنة
ما هي دورة المشتريات؟ وكيف تتم؟
دورة المشتريات هي سلسلة من الخطوات والعمليات التي تقوم بها الشركات والمؤسسات لتأمين المواد والخدمات الضرورية لأنشطتها بأفضل جودة وبأقل تكلفة ممكنة. تتضمن دورة المشتريات عدة مراحل منذ تحديد الاحتياجات الشرائية واختيار الموردين المناسبين، مروراً بتقديم العروض واختيار العروض الأنسب، وصولاً إلى إصدار الطلبيات وإدارة العقود والعلاقات مع الموردين. تهدف دورة المشتريات إلى تحقيق عدة أهداف من بينها تحقيق التوفير في التكاليف، وضمان توافر المواد في الوقت المناسب، وتحسين جودة المنتجات أو الخدمات المقدمة. تعتبر إدارة فعّالة لدورة المشتريات أمراً حاسماً لنجاح الشركة واستمراريتها في السوق.
أهمية دورة المشتريات في الأعمال التجارية
دورة المشتريات تحمل أهمية كبيرة في الأعمال التجارية لعدة أسباب:
- توفير التكاليف: من خلال اختيار الموردين المناسبين وتفاوض العروض الجيدة، يمكن لدورة المشتريات تحقيق توفير في التكاليف، مما يؤدي إلى زيادة الربحية للشركة.
- ضمان التوافر والجودة: يساهم دور المشتريات في ضمان توفر المواد والخدمات اللازمة للشركة في الوقت المناسب، مما يساعد على تجنب انقطاعات في الإنتاج أو التأخير في تقديم الخدمات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لدورة المشتريات ضمان جودة المنتجات أو الخدمات من خلال اختيار الموردين ذوي السمعة الطيبة ومراقبة جودة المواد المشتراة.
- إدارة المخاطر: يمكن لعملية المشتريات تقليل المخاطر التي قد تواجه الشركة، سواء كانت متعلقة بالتأخير في التسليم، أو تقلبات الأسعار، أو حتى المشاكل القانونية المحتملة.
- تحسين علاقات الموردين: من خلال تعامل مباشر ومستمر مع الموردين، يمكن لدورة المشتريات بناء علاقات قوية ومستدامة معهم، مما يؤدي إلى فرص أفضل للتعاون المستقبلي وتحسين الشروط التجارية.
- زيادة الكفاءة والإنتاجية: بتنظيم وتنسيق العمليات المتعلقة بالمشتريات، يمكن للشركة زيادة كفاءتها وإنتاجيتها، مما يعزز تنافسيتها في السوق.
باختصار، يمكن القول إن دورة المشتريات ليست مجرد عملية تحديد وشراء المواد والخدمات، بل هي استراتيجية متعددة الأبعاد تؤثر بشكل كبير على أداء الشركة ونجاحها في السوق.
مراحل دورة المشتريات ودور كل مرحلة
دورة المشتريات تتكون من عدة مراحل، وكل مرحلة لها دورها الخاص في تحقيق أهداف عملية المشتريات بشكل فعال. إليك شرح لكل مرحلة ودورها:
- التخطيط والتحليل: هذه المرحلة، يتم تحديد احتياجات الشراء وتحليل السوق والموردين المحتملين. يتضمن ذلك تحديد المواد والخدمات المطلوبة، وتقدير الكميات المطلوبة، وتحديد المواصفات المطلوبة للمنتجات أو الخدمات.
- الاختيار والموافقة: تتمثل مهمة هذه المرحلة في اختيار الموردين المناسبين والتفاوض معهم على الشروط الأفضل. يتضمن ذلك تقديم العروض ومقارنتها، واختيار العرض الأنسب من حيث الجودة والسعر، والحصول على الموافقات اللازمة من الجهات المعنية داخل الشركة.
- الشراء والتنفيذ: في هذه المرحلة، يتم إصدار أوامر الشراء للموردين المختارين بناءً على الاتفاقيات المبرمة. يشمل دور هذه المرحلة متابعة عملية التسليم، والتأكد من جودة المواد المستلمة، ومعالجة أي مشاكل طارئة تنشأ أثناء عملية الشراء.
- التقييم وإدارة العلاقات: تأتي هذه المرحلة في نهاية دورة المشتريات، حيث يتم تقييم أداء الموردين والعمل على تحسين العمليات بناءً على التقييمات السابقة. يشمل ذلك تقييم جودة المواد والخدمات، والالتزام بالمواعيد، ومعالجة أي استجابة غير مرضية من الموردين. كما تهدف هذه المرحلة أيضًا إلى بناء علاقات قوية ومستدامة مع الموردين لضمان التعاون المستقبلي.
يمثل كل مرحلة في دورة المشتريات جزءًا أساسيًا من عملية الشراء، ويسهم بشكل فعّال في تحقيق أهداف المشتريات بشكل شامل وفعّال.
كيفية إدارة العقود والموافقات في دورة المشتريات
إدارة العقود والموافقات في دورة المشتريات تعتبر جزءًا حيويًا من عملية الشراء، حيث تهدف إلى ضمان تنفيذ الالتزامات بين الشركة والموردين بشكل فعّال ومنظم. بعض الخطوات والنصائح لإدارة العقود والموافقات بفعالية في دورة المشتريات:
- تحديد الشروط والأحكام القانونية: تأكد من تضمين جميع الشروط والأحكام اللازمة في العقود، مثل الأسعار، والمدة، وشروط الدفع، والتسليم، والضمانات، والمسؤوليات.
- مراجعة العقود بعناية: قم بمراجعة العقود بدقة قبل توقيعها للتأكد من أن جميع الشروط مفهومة ومقبولة، وتوفير حماية لمصلحة الشركة.
- ضمان الامتثال القانوني: تأكد من أن العقود تتماشى مع القوانين واللوائح المحلية والدولية المعمول بها، وتضمن الامتثال القانوني للشركة.
- تخزين وإدارة العقود: قم بتخزين العقود بشكل آمن ومنظم، وقم بتوثيق جميع التفاصيل الهامة والمراسلات المتعلقة بالعقود.
- تتبع الموافقات: قم بتطوير نظام لتتبع الموافقات المطلوبة من الجهات المعنية داخل الشركة قبل توقيع العقود، وتأكد من الامتثال للسياسات والإجراءات المعتمدة.
- إدارة المخاطر: قم بتحديد وتقييم المخاطر المحتملة المرتبطة بالعقود، وتطوير استراتيجيات لإدارة هذه المخاطر بشكل فعّال.
- تحديث العقود بانتظام: قم بمراجعة وتحديث العقود بانتظام لضمان استمرار توافقها مع احتياجات ومتطلبات الشركة والتغيرات في البيئة القانونية والتنظيمية.
- بناء علاقات قوية: استخدم عملية إدارة العقود كفرصة لبناء علاقات قوية مع الموردين، والعمل على تحسين التواصل والتعاون المستقبلي.
تابع أيضاً: أسهل برنامج سحابي في السعودية
بتنفيذ هذه الخطوات بعناية، يمكن للشركة إدارة العقود والموافقات في دورة المشتريات بفعالية، مما يساهم في تحقيق الأهداف الاستراتيجية لعملية المشتريات بشكل شامل ومنظم.
أدوات التحليل والتقييم في دورة المشتريات
هناك العديد من الأدوات التي يمكن استخدامها في عملية التحليل والتقييم في دورة المشتريات لضمان فعالية وكفاءة عملية الشراء. بعض الأدوات الشائعة في هذا السياق:
- تحليل ABC: يستخدم لتصنيف المواد أو الخدمات وفقًا لقيمتها الاقتصادية بالنسبة للشركة. يساعد هذا التصنيف في تحديد الأولويات وتخصيص الموارد بشكل فعال.
- تقنية المنحنى التجريبي: تستخدم لتقدير الحجم المطلوب من المواد على مدى فترة زمنية معينة، وبالتالي تساعد في تحديد مستويات المخزون المثلى.
- تحليل تكاليف الموارد الإضافية (TCO): يستخدم لتقدير التكلفة الكلية لامتلاك واستخدام المواد أو الخدمات على مدى فترة طويلة، بما في ذلك التكاليف المباشرة وغير المباشرة.
- تحليل القيمة: يستخدم لتحليل وتقييم الفوائد المتوقعة من شراء منتج أو خدمة معينة مقابل التكلفة، ويساعد في اتخاذ القرارات المستنيرة بشأن الاستثمارات في المشتريات.
- مقاييس الأداء الرئيسية (KPIs): تُستخدم لقياس أداء عملية المشتريات وتقديم تقارير دورية حول الأداء مقارنة بالمعايير والأهداف المحددة مسبقًا.
- نماذج تقييم الأداء للموردين: تُستخدم لتقييم أداء الموردين بناءً على معايير محددة مثل جودة المنتجات، والتسليم في الوقت المحدد، وخدمة العملاء، والتكلفة.
استخدام هذه الأدوات بشكل متكامل وذكي يمكن أن يساهم في تحسين الأداء والكفاءة في دورة المشتريات وتحقيق الأهداف المنشودة بشكل أفضل.
تحديات ومخاطر دورة المشتريات وكيفية التعامل معها
هناك عدة تحديات ومخاطر يمكن مواجهتها في دورة المشتريات، ومن المهم التعامل معها بشكل فعال لتحقيق أداء متميز في عملية الشراء. بعض هذه التحديات والمخاطر وكيفية التعامل معها:
- تقلبات السوق وتغيرات الأسعار: تأسيس علاقات استراتيجية مع الموردين وتوقيع عقود طويلة الأمد تحد من تأثيرات التقلبات السعرية. كما يمكن استخدام تقنيات مثل تأمين الأسعار للحد من المخاطر المرتبطة بتغيرات الأسعار.
- تأخيرات في التسليم وانقطاعات في الإمداد: توضيح الشروط والمواعيد المحددة في عقود الشراء، وتطبيق إجراءات رصد ومتابعة للتسليم. كما يمكن تطوير خطط احتياطية لتفادي تأثيرات الانقطاعات في الإمداد.
- الامتثال للقوانين واللوائح: التأكد من الامتثال التام للقوانين واللوائح المحلية والدولية، وتطوير سياسات وإجراءات داخلية للامتثال، بالإضافة إلى التدريب المنتظم للموظفين حول المعايير القانونية والتنظيمية.
- التعامل مع الموردين غير الموثوقين: : إجراء بحث وتقييم دقيق للموردين المحتملين قبل التعاقد معهم، والتعاقد مع الموردين ذوي السمعة الطيبة والموثوقية المثبتة. كما يمكن تطبيق إجراءات لمتابعة وتقييم أداء الموردين بانتظام.
- تدني جودة المنتجات أو الخدمات: : تضمين معايير الجودة المطلوبة بشكل واضح في عقود الشراء، واختيار الموردين المتميزين من حيث الجودة والسمعة، وتنفيذ إجراءات لفحص واختبار المواد الموردة قبل الاستخدام.
- تحديات التنظيم والإدارة: تطبيق أنظمة إدارة المشتريات والعمل بشكل منظم ومنسق، وتوضيح الأدوار والمسؤوليات بوضوح، والاعتماد على تكنولوجيا المعلومات في تبسيط وتحسين عمليات الشراء.
مواجهة هذه التحديات والمخاطر يتطلب تخطيطا جيدا وتنفيذا فعّالا لإجراءات الشراء، بالإضافة إلى استخدام الأدوات المناسبة وبناء علاقات تعاونية مع الموردين.
شركة مداك
شركة مداك هي إحدى الشركات الرائدة في مجال الخدمات المحاسبية والمالية في الرياض. تتميز الشركة بتقديم خدمات محاسبية متخصصة ومتكاملة لعملائها، حيث تسعى دائماً إلى تقديم أعلى مستويات الجودة والدقة في العمل، مما يجعلها شريكاً موثوقاً به في إدارة الأعمال المالية.
تعتمد شركة مداك على فريق عمل متميز من المحاسبين والمستشارين الماليين ذوي الخبرة الواسعة، الذين يتفانون في تلبية احتياجات العملاء وتحقيق أهدافهم المالية بكفاءة وفعالية. كما تتبنى الشركة أحدث التقنيات والأدوات في مجال المحاسبة وإدارة الأعمال لضمان تقديم خدمات مبتكرة ومتميزة.
