ما هي فاتورة مشتريات وأهميتها للشركات 2023

إن نموذج فاتورة مشتريات هو يكون عبارة عن المستند الذي يقوم البائع بإعطائه إلى المشتري وهذا يثبت أنه اشترى سلعة ما أو سند التجاري الذي تقدمه الشركة أو المؤسسة إلى العملاء.

تضمن فاتورة المشتريات على وجود كافة تفاصيل المنتج المقدم إلى المشترين وأيضا المبلغ الذي قام بدفعه والسعر المتفق عليه وفي بعض الأحيان يتم تحديد المدة الزمنية لدفع المنتج لأنه في بعض التعاملات لا يتم الدفع في الوقت الفعلي من تلقي الخدمة أو شراء المنتج.

إن النظام فاتورة المشتريات يعد صيغة قانونية تلزم البائع والمشتري بتأدية تكاليف المنتج أو الخدمة المقدمة له وأيضا في الأعمال التجارية وهذا يساعد في الإدارة المالية. إن الفاتورة تعد من أهم الأشياء التي يجب أن تحرص عليها المؤسسات والشركات أو أصحاب الأعمال الحرة المستقلة لأنها تساعد على تحصيل جميع الأموال بطريقة سهلة ومبسطة.

إن الحاجة إلى قائمة فاتورة المشتريات أنها دائما بحاجة إلى ضمان للمشتري وحمايته ضمن قانون حماية المستهلك فإنه عندما يشتري شخص ما من متجر أو خدمة من شركة أو سلعة فإنه بحاجة إلى فاتورة مشتريات تثبت له الخدمة المقدمة أو السلعة التي قام بشرائها وتوضح له كافة التفاصيل من حيث الحجم واللون وإضافة كل هذا إلى الفاتورة

 فإن برنامج مداك يوفر فاتورة مشتريات حسب متطلبات هيئة الزكاة والدخل وبطريقة سهلة ومبسطة تستطيع جميع الشركات بأحجامها التعامل معها وأصحاب الأعمال الحرة.

كذلك فإن الفاتورة الإلكترونية هو نظام قائم على محو الفواتير المكتوبة بخط اليد بدلا من ذلك إضافة كافة البيانات والتفاصيل على برنامج فاتورة مشتريات فتوفر الكثير من الجهد والوقت المبذول وكذلك الأوراق والطباعة وهي صديقة للبيئة ونظيفة تماما وأيضا إن الفواتير المكتوبة بخط اليد قد يصعب قراءتها.

إن مميزات استخدام نموذج فاتورة مشتريات كالآتي أنه لديك كامل الحق أن تدفع مقابل الجهود التي تقدمها وبالتالي يمكنك إضافة شروط الدفع التي تناسبك.

من المميزات أيضا أنه يمكنك أن توضح ذلك التعامل مع العملاء بفاتورة تضفي طابع الرسمية على التعاملات وطرق الدفع ومن المميزات العديدة التي تميز الفاتورة الإلكترونية ما يلي:

تمكنك من المطالبة بالدفع فإنه حينما يكون مقدم الدفع ليس مطلوبا فإن العميل قد لا يدفع في البداية دون أن يستلم الفاتورة وأيضا من الأشياء النادرة أن يدفع العميل قبل تلقي الخدمة أو السلعة وأيضا من النادر أن يتم تسديد كافة الديون برغبة دون المطالبة بها.

تذكير العملاء بالدفع لأن الفواتير الإلكترونية المفصلة تمكن العميل من معرفة ما سيأخذ العميل في مقابل دفع أمواله.

إن الفاتورة الإلكترونية للمشتريات تضمن شرح كامل وحفظ السجلات من حيث الكميات والأصناف وتلقي السلع من الموردين على دفعات حيث إنها أداة مهمة ومفيدة لحفظ جميع السجلات وإن بعض الشركات الكبيرة لديها سبب في الاحتفاظ بالسجلات وتدوينها لفترات طويلة قد تصل إلى ست أو سبع سنوات كذلك الأعمال الحرة أو العاملون بحسابهم يرغبون في حفظ المبيعات وكذلك المصروفات والدخل لمدة أربع أو خمس سنوات.

قد يحوي نظام الفوترة بعض العيوب والسلبيات لاستخدام الفواتير الإلكترونية وهناك أيضا جوانب سلبية قد تحدث بسبب استخدام تلك الفواتير ولكن  السبب الأساسي يكون في سوء تلك الإدارة والعمليات التي تكون غير ملاءمة وليس في الفواتير الإلكترونية ونفسها مثل إنه يمكن تفسير نموذج الفاتورة بصيغة رديئة وغامضة وتكون ذلك بشكل خاطئ فيتم الاعتراض عليه وبالتالي يؤدي إلى تأخير أنظمة الدفع.

في حالة لم يتم تسجيل كافة تفاصيل حسابات المنتج المقدم أو السلع ثم اعتماد  تفاصيل البيع بكل دقة ومهارة فإن فاتورة المشتريات تمكن العميل من أن يطعن فيها لأنها ليست جيدة أو مفصلة بشكل كاف ويجب أن تكون أكثر دقة من ذلك.

إن فواتير المشتريات التي يتم إصدارها في أوقات متأخرة على العملاء  فإنها تساعد العملاء في موضوع تسوية الديون ولا تشجع العميل على الدفع وبالتالي يؤدي إلى المطالبة بتسديد ودفع الديون على العميل وهذا يرجع إلى سوء إدارة الشركة.