نموذج الصادر و الوارد excel
يعتبر نموذج الصادر والوارد excel من أهم الأدوات التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لإدارة وتنظيم سير العمل اليومي فهو يمثل سجلًا دقيقًا لكافة المعاملات والوثائق التي تدخل وتخرج من المؤسسة، سواء كانت هذه المعاملات ورقية أو إلكترونية.
سوف نتناول في مقالنا على بوابة “مداك المتحدة” بشكل مفصل مفهوم نموذج الصادر والوارد وأهميته وأبرز أنواعه وكيفية إدارته بكفاءة.
ما هو نموذج الصادر والوارد؟
نموذج الصادر والوارد هو عبارة عن سجل مُنظّم ومرتب يحتوي على جميع الوثائق والمراسلات التي يتم استقبالها وإرسالها من قبل المؤسسة ويشمل هذا النموذج عادةً معلومات تفصيلية حول كل وثيقة مثل:
- تاريخ الوثيقة: التاريخ الذي تم إرسالها أو استقبالها فيه.
- رقم الوثيقة: رقم فريد لتعريف كل وثيقة وتسهيل عملية البحث عنها.
- نوع الوثيقة: هل هي خطاب، تقرير، فاتورة، أو أي نوع آخر من الوثائق.
- المرسل إليه أو المرسل منه: اسم الشخص أو الجهة التي تم إرسال الوثيقة إليها أو استقبالها منها.
- الموضوع: وصف مختصر لمحتوى الوثيقة.
- الإجراءات المتخذة: أي إجراء تم اتخاذه بشأن الوثيقة (مثل الرد، التوجيه، الأرشفة).
أهمية نموذج الصادر والوارد
يساهم نموذج الصادر والوارد في:
- التنظيم والترتيب: يساعد على تنظيم جميع الوثائق وجعلها في مكان واحد، مما يسهل عملية البحث والوصول إليها عند الحاجة.
- المتابعة: يمكن من خلاله متابعة سير العمل ومعرفة حالة كل وثيقة، مما يضمن عدم فقدان أي معلومات هامة.
- المسؤولية: يحدد المسؤولية عن كل وثيقة، مما يساهم في تحسين الأداء وتقليل الأخطاء.
- الأرشفة: يمكن استخدام النموذج كأرشيف لجميع الوثائق، مما يسهل الرجوع إليها في المستقبل عند الحاجة.
- الامتثال للقوانين: يساعد في الالتزام بالقوانين واللوائح التي تتطلب الاحتفاظ بسجلات معينة.
أنواع نماذج الصادر والوارد
توجد عدة أنواع من نماذج الصادر والوارد، منها:
أولا: نموذج ورقي
هو النموذج التقليدي الذي يتم تدوينه يدويًا أو باستخدام آلة كاتبة.
ثانيا: نموذج إلكتروني
هو نموذج يتم إدارته باستخدام برامج الحاسوب، وهو الأكثر شيوعًا في الوقت الحالي نظراً لميزاته العديدة مثل السرعة والكفاءة والأمان.
ثالثا: نموذج متكامل
هو نموذج يجمع بين الورقي والإلكتروني، حيث يتم تدوين المعلومات بشكل ورقي ثم يتم إدخالها في النظام الإلكتروني.
5 نصائح خبراء من “مداك المتحدة” لتحقيق أقصى استفادة من نموذج الصادر والوارد:
- تحديد أنواع الوثائق التي يجب تضمينها في النموذج.
- تصميم نموذج واضح ومبسط يحتوي على جميع الحقول اللازمة.
- تدوين المعلومات بدقة وشمولية في النموذج.
- تخزين النماذج بشكل آمن ومنظم.
- مراجعة النماذج بشكل دوري للتأكد من دقتها واكتمالها.
نماذج مالية للتحميل
نموذج إشعار مدين word : التتبع الدقيق للمديونيات
نموذج سند استلام راتب excel : مداك تقدم 3 نصائح أساسية
نموذج فاتورة مبيعات Word .. تعرف على 4 نصائح لإعداد فواتير احترافية
نموذج قائمة المركز المالي excel : رأس المال وحقوق الملكية
نموذج وصل استلام مبلغ مالي Word : 6 نصائح لـ وثيقة رسمية
تفاصيل نموذج الصادر والوارد excel
- يتم فتح سجل جديد في بداية كل عام تجاري.
- يمكن أن يتم تذييل المعاملات الصادرة على شكل كسر / مقامه (ص)، أما المعاملات الواردة في حالة جعلها كسر فيكون مقامها هو (و).
- الرقم المتسلسل يجب أن يبدأ من الرقم (1).
- لا بد من أرشفة نسخة من السجل بعد انتهاء السنة المالية.
- يجب توفر نسخة مطبوعة من النماذج الإلكترونية، وتكون موثقة أو معتمدة بتواقيع المسؤولين؛ لإمكانية الركون القانوني إليها عند الحاجة.
- تاريخ كل معاملة يجب أن يكون موجود.
- وجود نسخة من أوراق الفواتير؛ لحين الحاجة إليها أو إمكانية كتابة رقم الفاتورة في خانة خاصة بها داخل الجدول؛ لسهولة ربط البيانات ببعضها وتوفير الوقت والجهد.
أمثلة على استخدامات سجل الصادر والوارد:
- الشركات: لتسجيل المراسلات مع العملاء والموردين والشركاء.
- المؤسسات الحكومية: لتسجيل المراسلات الرسمية والوثائق الإدارية.
- المدارس: لتسجيل المراسلات مع أولياء الأمور والمؤسسات التعليمية الأخرى.
- المستشفيات: لتسجيل التقارير الطبية والسجلات المرضية.
نصائح إضافية لإدارة سجل الصادر والوارد بفعالية:
- التنظيم الدوري: يجب مراجعة السجل وتنظيمه بشكل دوري للتأكد من دقة المعلومات وحذف الوثائق غير الضرورية.
- الأرشفة الصحيحة: يجب أرشفة الوثائق المهمة بشكل آمن وسهل الوصول إليه.
- تدريب الموظفين: يجب تدريب الموظفين على كيفية استخدام السجل وإدخال المعلومات بشكل صحيح.
- استخدام برامج متخصصة: يمكن استخدام برامج إدارة المستندات لتسهيل عملية إدارة السجل.
