نموذج حضور وانصراف شهري excel google sheet
نعرض لكم في هذا المقال على بوابة “مداك المتحدة” التفاصيل الكاملة عن نموذج حضور وانصراف شهري مع التحميل المجاني للنموذج في صيغة google sheet .
وفي مستهل حديثنا يجب ان نوضح أن نظام حضور وانصراف الموظفين من أهم الأدوات التي تستخدمها الشركات والمؤسسات لتنظيم العمل ومتابعة أداء الموظفين فهو يساهم في تحقيق الانضباط الوظيفي، وتحسين الإنتاجية، وتحديد الحوافز والعلاوات، وتسهيل عملية حساب الرواتب.
فما أهمية هذا النظام وأنواعه وكيفية اختيار النظام المناسب لكل مؤسسة.
نموذج حضور وانصراف شهري على google sheet هو جدول يحوي بيانات الموظفين فيضم تواريخ حضورهم وغيابهم بالإضافة إلى مواعيد الحضور والانصراف والأذونات.
أهمية نظام حضور وانصراف الموظفين:
- يساهم النظام في خلق بيئة عمل منظمة، حيث يلتزم الموظفون بمواعيد الدوام المحددة.
- يتيح النظام حساب الدقائق بدقة، مما يضمن عدالة في حساب الأجور والحوافز.
- يساعد في تتبع حالات الغياب والتأخير، واتخاذ الإجراءات اللازمة.
- يمكن استخدام البيانات التي يجمعها النظام لتحليل أداء الموظفين وتحديد نقاط القوة والضعف.
- يسهل النظام العديد من الإجراءات الإدارية مثل حساب الأجور، وإعداد التقارير، وتخطيط الموارد البشرية.
أنواع أنظمة حضور وانصراف الموظفين:
- النظام التقليدي: يعتمد على تسجيل الحضور والانصراف يدوياً في سجلات خاصة.
- النظام الإلكتروني: يعتمد على أجهزة مثل أجهزة البصمة، أو البطاقات الذكية، أو التطبيقات على الهواتف الذكية.
- النظام السحابي: يتم تخزين البيانات على سحابة ويتوافر ذلك في نظام مداك المحاسبي erp مما يتيح الوصول إليها من أي مكان وفي أي وقت.
نماذج مالية للتحميل المجاني:
نموذج العرض الفني والمالي للمناقصات excel تحميل مجاني
نموذج حاسبة مكافأة نهاية الخدمة excel تحميل مجاني 2024
نموذج موازنة تقديرية للموارد البشرية excel دليل شامل 2024
معايير اختيار نظام حضور وانصراف شهري:
- حجم المنظمة: تختلف احتياجات المنظمة الصغيرة عن المنظمة الكبيرة.
- عدد الموظفين: كلما زاد عدد الموظفين، زادت الحاجة إلى نظام أكثر تعقيداً.
- طبيعة العمل: تختلف أنظمة الحضور والانصراف حسب طبيعة العمل، فمثلاً تختلف احتياجات الشركات الصناعية عن الشركات الخدمية.
- الميزانية: يجب مراعاة التكلفة عند اختيار النظام.
ميزات أنظمة الحضور والانصراف الحديثة:
- توفر دقة عالية في تسجيل الحضور والانصراف.
- يمكن تخصيص النظام ليناسب احتياجات كل مؤسسة.
- توفر تقارير مفصلة حول حضور وانصراف الموظفين.
- يمكن تكامل النظام مع أنظمة أخرى مثل نظام الرواتب ونظام إدارة الموارد البشرية.
- نسبة حضور كل موظف بالنسبة لأيام العمل في الشهر.
- مواعيد الحضور والانصراف التي تمت خلال الشهر.
- أذونات الحضور المتأخر والرحيل المبكر.
- الإجازات التي حصل عليها الموظف بالشهر.
عناصر نموذج حضور وانصراف الموظفين
يتضمن مجموعة من العناصر الأساسية التي تساهم في تنظيم عملية تسجيل الحضور والانصراف بشكل دقيق وفعال.
العناصر الأساسية لـ نموذج حضور وانصراف شهري الموظفين:
معلومات الموظف:
- الاسم الكامل
- الرقم الوظيفي
- القسم أو الدائرة
- الوظيفة
- تاريخ التعيين
التواريخ والأوقات:
- تاريخ الحضور والانصراف
- وقت الحضور والانصراف (بدقة الدقيقة)
- عدد ساعات العمل الفعلية
- عدد ساعات الإجازات أو الأعياد
الحالات:
- حضور
- انصراف
- غياب (مع ذكر السبب إن وجد)
- تأخير (مع ذكر عدد الدقائق)
- مغادرة مبكرة (مع ذكر السبب إن وجد)
- إجازة مرضية (مع إرفاق شهادة طبية)
- إجازة سنوية
- إجازة بدون راتب
التوقيعات:
- توقيع الموظف
- توقيع المسؤول المباشر (لتأكيد المراجعة)
الحسابات:
- إجمالي ساعات العمل خلال الفترة
- عدد أيام الغياب
- عدد ساعات التأخير
- عدد ساعات المغادرة المبكرة
- الحوافز والخصومات (إن وجدت)
عناصر إضافية (حسب احتياجات المؤسسة):
- ملاحظات: لكتابة أي ملاحظات مهمة تتعلق بالحضور والانصراف.
- باركود أو رقم تعريف: لتسهيل عملية تسجيل الحضور والانصراف.
- توقيت الدخول والخروج: لتحديد فترات الراحة.
- نظام التحولات: لتسجيل أوقات الدوام المختلفة.
- التكامل مع أنظمة أخرى: مثل نظام الرواتب ونظام إدارة الموارد البشرية.
أنواع نماذج حضور وانصراف الموظفين:
- نموذج ورقي: يتم تسجيل البيانات يدوياً.
- نموذج إلكتروني: يتم تسجيل البيانات إلكترونياً باستخدام برامج أو تطبيقات خاصة.
- نموذج بيومتري: يستخدم بصمات الأصابع أو التعرف على الوجه لتسجيل الحضور والانصراف.
4 نصائح من خبراء “مداك المتحدة” لتصميم نموذج حضور وانصراف فعال:
- يجب أن يكون النموذج واضحاً وسهل الاستخدام.
- يجب أن يشمل جميع المعلومات اللازمة.
- يجب أن تكون البيانات منظمة ومرتبة.
- يجب أن يتوافق النموذج مع نظام الرواتب ونظام إدارة الموارد البشرية.
