يعد إنشاء فاتورة إلكترونية وسيلة حديثة لإصدار الفواتير وتحويلها إلى نظام إلكتروني، وهي تستخدم بشكل كبير في الآونة الأخيرة، حيث توفر الكثير من الوقت والجهد على المؤسسات والشركات.
إنشاء فاتورة إلكترونية
يتميز النظام الإلكتروني للفواتير بدقته وسهولة إصدارها وتحويلها بشكل أسرع وأكثر كفاءة، وتتميز بتقليل الأخطاء والتكاليف، وتوفير الوقت والجهد المبذولين في إدارة الفواتير الورقية، كما أنها تعمل على تحسين العلاقة بين الشركات وعملائها.
مميزات إنشاء فاتورة إلكترونية
أهم ما يميز إنشاء فاتورة إلكترونية الآتي:
- تم تطوير الفاتورة الإلكترونية لتلبية احتياجات الأسواق والمستخدمين.
- توفير وسيلة آمنة وسهلة لإدارة الفواتير وتوزيعها وتحويلها عبر الإنترنت.
- كما تعد الفواتير الإلكترونية طريقة أكثر بيئية وصديقة للبيئة عندما تقارن بالفواتير الورقية التقليدية.
الفاتورة الإلكترونية مراقبة من قبل هيئة الزكاة
أن الفاتورة الإلكترونية تخضع للرقابة والتنظيم من الجهات الحكومية والمنظمات المعتمدة للتأكد من سلامتها وتوافقها مع المعايير والمتطلبات القانونية.تعد مداك العربية رائدة في إصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل والجمارك والضرائب.
الفاتورة الضريبية
الفواتير الضريبية هي وثيقة تحتوي على تفاصيل العملية التجارية التي تمت، بما في ذلك السلع أو الخدمات التي تم شراؤها أو بيعها، والمبلغ المدفوع أو المستحق للبائع أو المشتري. وتحتوي الفواتير الضريبية أيضًا على معلومات ضريبية مثل الضريبة المضافة (VAT) ورقم الضريبة المستحقة والمدفوعة. ويتم استخدام الفواتير الضريبية كوثيقة دليلية للأعمال التجارية وتكون ضرورية لتحديد المبالغ المستحقة والمدفوعة للضرائب. ويعتبر الامتثال لمتطلبات الفواتير الضريبية من الأمور الحاسمة لأي عمل تجاري يعمل في بلد معين، وذلك إنشاء فاتورة إلكترونية.
الفاتورة الضريبية المبسطة
تستخدم في إنشاء فاتورة إلكترونية (الفاتورة الضريبية) المبسطة بين منشأة ومستهلك للمعاملات التجارية بين الشركات والأفراد، حيث يتم تحديد المبالغ المستحقة والمدفوعة للضرائب بشكل مبسط. وتحتوي هذه الفواتير على معلومات أساسية مثل اسم الشركة، ورقم الضريبة المستحقة والمدفوعة، ووصف المنتجات أو الخدمات المباعة، والتاريخ، والمبلغ المدفوع. وتخضع هذه الفواتير لمتطلبات الضريبة المحلية ويجب توفيرها للسلطات الضريبية عند الطلب. تتم من خلال البائع ويكون لدى الطرف الثاني نسخة منها، القيام بحفظها الكترونيا ثم إرسال تلك الفاتورة إلى هيئة الزكاة عبر الموقع الخاص بالفاتورة في مدة أقصاها 24 ساعة.
الفاتورة الضريبية بين منشأتين
تصدر تلك الفاتورة من قبل البائع مع توافر شروط الفاتورة الضريبية، ثم إرسالها إلى هيئة الزكاة للتأكد منها واعتمادها عبر منصة فاتورة، ترسل لك الهيئة الفاتورة الالكترونية بعد اعتمادها، سيقوم المشتري بإرسال نسخة (مقروءة) إلى الطرف الأول( البائع)، يجب أن تحفظ الفاتورة إلكترونيا.
محتويات الفاتورة الضريبية
تحتوي الفواتير الضريبية عادة على العديد من المعلومات المطلوبة من قبل السلطات الضريبية عند إنشاء فاتورة إلكترونية. ومن بين هذه المعلومات:
- اسم الشركة أو الفرد الذي يبيع أو يشتري السلع أو الخدمات
- رقم الضريبة المستحقة والمدفوعة
- تفاصيل السلع أو الخدمات التي تم البيع أو الشراء
- التاريخ والوقت الذي تم فيه البيع أو الشراء
- المبلغ المستحق للبائع أو المشتري
- الضريبة المضافة (VAT) أو ضريبة المبيعات (Sales Tax) المدفوعة أو المستحقة (رقم التسجيل الضريبي)
- رمز ( QR Code )
- عنوان الشركة أو المتجر
- مبلغ مضاف إليه القيمة المضافة لكل منتج
- المجموع الكلي لمنتجات الفاتورة بعد إضافة القيمة المضافة
خطوات إنشاء فاتورة إلكترونية
تم الإعلان عن إلزامية الفوترة الإلكترونية في السعودية اعتباراً من 4 ديسمبر 2021، ويجب على الشركات والأفراد الالتزام بتطبيقها وفقاً للخطة الزمنية التالية:
- التسجيل في منصة الفاتورة الإلكترونية: يجب على الشركات والأفراد المشاركين في الضريبة المضافة التسجيل في منصة الفاتورة الإلكترونية التابعة للهيئة العامة للزكاة والدخل.
- إصدار الفواتير الإلكترونية: بعد التسجيل في المنصة، يمكن للشركات والأفراد إصدار الفواتير الإلكترونية وإرسالها إلى العملاء.
- قبول الفواتير الإلكترونية: يجب على العملاء قبول الفواتير الإلكترونية التي يتم إرسالها إليهم من قبل الشركات والأفراد.
- الإفصاح عن الضريبة المضافة: يجب على الشركات والأفراد إدخال قيمة الضريبة المضافة في الفواتير الإلكترونية، والإفصاح عنها بشكل واضح.
- التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية: يجب على الشركات والأفراد التحقق من صحة الفواتير الإلكترونية التي يتم إرسالها أو استلامها، وذلك بضمان توافر جميع المعلومات المطلوبة وصحتها.
- الحفاظ على السجلات: يجب على الشركات والأفراد الحفاظ على السجلات المتعلقة بالفواتير الإلكترونية لمدة لا تقل عن 5 سنوات.
يجب على الشركات والأفراد الالتزام بتطبيق الفوترة الإلكترونية في السعودية عند إنشاء فاتورة إلكترونية، والتأكد من توافر جميع المعلومات المطلوبة في الفواتير الإلكترونية، وذلك لتجنب أي مخالفات ضريبية.
منصة مداك
يتم إنشاء فاتورة إلكترونية على منصة مداك لتسهيل عملية إصدار الفواتير وإدارتها للشركات والأفراد. تقدم المنصة واجهة سهلة الاستخدام وميزات متعددة لتلبية احتياجات المستخدمين. يمكن للمستخدمين إصدار فواتيرهم بسهولة وسرعة ومتابعة حالة كل فاتورة، من مميزات المنصة:
- إمكانية إضافة المنتجات والخدمات والعملاء بسهولة.
- إمكانية إنشاء فواتير ذات تصميم جذاب واحترافي.
- إمكانية إرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني للعملاء.
- إمكانية متابعة حالة الفاتورة ومعرفة ما إذا تم استلام المبلغ المستحق أم لا.
- إمكانية توليد تقارير مختلفة حسب الاحتياجات.
يمكن للمستخدمين الاشتراك في الخطط المختلفة التي تتناسب مع احتياجاتهم، كما يتوفر دعم فني ممتاز للمستخدمين في حال وجود أي استفسارات أو مشاكل.
الخطوات بالتفصيل
يتم البدء في إصدار الفاتورة باتباع الخطوات التالية:
- التسجيل على منصة فاتورة ثم املأ الحقول لتسجيل الدخول ويتم عن طريق بريدك الإلكتروني المسجل من قبل الزكاة وكلمة المرور.
- بعد دخولك إلى المنصة قم بالضغط على ( تهيئة وحدة – جهاز جديد)، ثم تصدر لك كلمة مرور واحدة عليك، لذلك عليك إدراج عدد الحلول التقنية لإصدار لها كلمات مرور مؤقتة.
- بعد نجاح ذلك يسمح لك بساعة واحدة فقط من استخدام كلمة المرور هذه.
- استكمال تعبئة الحقول الإضافية لانتهاء عملية التهيئة.
- يتعين بعد ذلك الضغط على أيقونة الرمز التعريفي csid لإصدار كلمة مرور يمكن حفظها في ملف أو نسخها.
- أضغط على أيقونة قائمة الوحدات والأجهزة المرتبطة (التقنية).
- ستظهر الأجهزة المرتبطة، كما يمكن التحكم في إلغاء أي جهاز، خاصية البحث عن الأجهزة.
- بعد ذلك يتحول الجهاز إلى حالة عدم النشاط الرمز التعريفي عقب التأكيد، ثم يلغى csid.
- في النهاية، ستعرض قائمة بداخلها إحصائيات تحتوي على مستندات مقبولة وأخرى بها تحذيرات وأخرى مرفوضة. اكتمل الآن التسجيل بالمنصة.
